Depuis 2017, le Code du travail ne prévoit plus d’obligation pour l’employeur de prendre en charge tous les coûts découlant directement de l’exercice du télétravail. L’employeur n’a donc aucune contrainte de versement d’une indemnité de télétravail, y compris pendant l’épidémie de Coronavirus et le reconfinement. Cela ne signifie toutefois pas pour autant que l’employeur soit dispensé de toute obligation en la matière. Les frais professionnels, l’occupation du domicile du salarié, les frais de transports et de repas restent toujours à sa charge.

Tous les frais professionnels  c’est-à-dire les frais directement engagés par le salarié pour l’exécution de ses tâches de travail comme un abonnement internet, son forfait téléphonique, ou l’achat de fournitures de bureau.

La prise en charge par l’employeur des coûts liés à l’exercice des fonctions est une obligation générale dont il ne peut s’affranchir même si ce principe ne figure plus explicitement dans le Code du travail. Il est d’ailleurs régulièrement rappelé par les juges. 

Les modalités de la prise  en charge de l’employeur peuvent apparaître dans l’accord collectif ou la charte employeur mettant en place le télétravail. N’hésitez pas à vous renseigner auprès de votre service RH ou comptabilité pour connaître les mesures mises en place dans votre entreprise.

Sachez que les frais professionnels liés au télétravail sont exclus de la base de calcul des cotisations de Sécurité sociale. Ils sont aussi exclus de la base CSG-CRDS. En effet, ces frais sont réputés être des dépenses inhérentes à l’emploi, qui peuvent être exclues de l’assiette des cotisations sous réserve de justificatifs des dépenses réelles.

Afin d’éviter tout contentieux, il est conseillé de résoudre toutes les questions relatives aux équipements de travail, à la responsabilité et aux coûts avant le début du télétravail.

L’employeur est notamment tenu à l’égard du salarié en télétravail de prendre en charge tous les coûts découlant directement de l’exercice du télétravail, notamment le coût des matériels, logiciels, abonnements, communications et outils ainsi que de la maintenance de ceux-ci. Si le salarié peut les justifier, ces frais doivent lui être remboursés par l’employeur. Le dédommagement des frais professionnels peut s’effectuer via un remboursement de chaque dépense ou via le versement d’une indemnité forfaitaire chaque mois. 

Les dépenses engagées dans le cadre du télétravail sont considérées comme des frais professionnels et peuvent être exclues de l’assiette des cotisations.

Trois catégories de frais peuvent être identifiées :

• les frais fixes (montant du loyer, la taxe d’habitation, les charges de copropriété, l’assurance habitation) et variables (chauffage, électricité, bureau) ;
• les frais liés à l’adaptation d’un local 
• et les frais de matériel informatique, de connexion et fournitures diverses de bureau.

Sachez toutefois que l’indemnisation par l’employeur n’est pas due lorsque le salarié utilise son propre matériel. 

Le télétravailleur est un salarié à part entière. A ce titre, il bénéficie des mêmes droits individuels et collectifs que ses collègues travaillant au sein de l’entreprise. Si les salariés de l’entreprise bénéficient des titres-restaurants, il en est de même pour les télétravailleurs. 

Mais les juges ont récemment considéré que l’employeur n’est pas tenu d’accorder des titres restaurant à ses télétravailleurs. En effet, les télétravailleurs ne subissent aucun surcoût lié à leur restauration puisqu’ils ne sont pas obligés de se déplacer hors de leur domicile. Par conséquent, ils ne sont pas dans une situation comparable à celle des salariés sur site et ne peuvent donc pas prétendre à l’attribution de tickets restaurants. L’octroi de tickets restaurants aux télétravailleurs est donc au bon vouloir de l’employeur. Attention, les titres restaurants restent bien évidemment obligatoires pour les jours où le télétravailleur est présent dans les locaux de l’entreprise. 

Dans certains cas, l’allocation forfaitaire versée par l’employeur au titre des frais pris en charge peut comprendre une indemnité d’occupation du domicile. 

En temps normal, si le salarié est placé en télétravail à la demande de l’employeur et qu’aucun local professionnel n’est mis à sa disposition, il doit être indemnisé pour l’occupation de son domicile. Et ce, même si aucun accord ou charte d’entreprise ne le prévoit. Le montant de cette indemnité n’est pas fixé par la loi car il dépend de plusieurs facteurs et notamment de la proportion du logement occupée par le salarié pour son “bureau à domicile”. 

Toutefois, dans le contexte actuel, l’employeur dispose bien d’un local à mettre à disposition de ses salariés. Il est simplement fortement incité à avoir recours au télétravail. Ainsi il serait malvenu de considérer que l’employeur est redevable d’une indemnité d’occupation. 

Le Code du travail précise que le télétravailleur a les mêmes droits que le salarié qui exécute son travail dans les locaux de l’entreprise et que l’employeur doit prendre à sa charge 50% du coût total de transport de ses salariés en télétravail. Mais le télétravail est encore une fois imposé à l’employeur. Il n’est donc pas certain que les juges considèrent que le remboursement des frais de transport est dû. Pour les salariés qui ont un abonnement annuel, le remboursement à 50 % est automatiquement effectué. Pour les autres, la situation peut être évaluée au cas par cas. 

Un simple ticket de caisse suffit pour justifier la dépense et obtenir un remboursement, même dans le contexte actuel. Si le salarié a dû acheter un ordinateur dans le seul but de pouvoir travailler de chez lui, son entreprise est tenue de lui rembourser cette dépense.

Pour les forfaits mobile et Internet, les choses sont plus compliquées. En effet, il est parfois difficile de différencier les dépenses qui relèvent de l’utilisation personnelle de celle qui relève de l’utilisation professionnelle, notamment concernant les forfaits illimités. 

Dans les autres cas, le remboursement sera réalisé au prorata du temps d’utilisation professionnelle. 

Si leur employeur n’a pas communiqué sur le sujet, vous pouvez effectuer la demande de remboursement directement s’adresser aux services RH ou comptabilité de l’entreprise. 

Sachez que si vous fournissez les justificatifs de vos dépenses, l’entreprise ne peut pas refuser le remboursement des frais.